Best Practice for Virksomheder – Del 2

Korrekt Bogføring og Overholdelse af Frister under den Nye Bogføringslov – Et Juridisk Standpunkt.

En fortsættelse af DEL 1

Søjler for Korrekt Bogføring: Juridiske Krav og Bedste Praksis

Korrekt bogføring er fundamentet for enhver sund virksomhedsdrift og afgørende for at overholde gældende lovgivning. Den nye Bogføringslov stiller specifikke krav, der går ud over traditionelle metoder og kræver en dybdegående forståelse af digitale processer, dokumentation og intern kontrol.

2.1 Digitaliseringsmandatet: Systemer, Opbevaring og IT-Sikkerhed

Kernen i den nye Bogføringslov er kravet om digital bogføring, hvilket stiller betydelige krav til de systemer, virksomheder anvender. Disse systemer skal ikke blot understøtte korrekt bogføring, men også sikre en betryggende opbevaring af dokumentation.

• Krav til Digitale Bogføringssystemer: Systemerne skal indeholde specifikke felter for hver transaktion, herunder transaktionsdato, beløb, et unikt bilagsnummer, en beskrivende tekst og eventuelt en vekselkurs ved udenlandske transaktioner. Systemet skal automatisk tildele en registreringsdato, et fortløbende transaktionsnummer/ID og initialer for den person eller det program, der har bogført transaktionen. Dette sikrer en klar sporbarhed af hver enkelt postering.
  
• Dataintegritet: Et af de mest kritiske krav er, at systemerne skal forhindre brugere i at slette, ændre eller tilbagedatere endeligt bogførte transaktioner. Rettelser skal foretages via nye posteringer, og ændringer i bilag skal logges, så det originale indhold kan genskabes. Dette krav er afgørende for at opretholde en uforanderlig revisionsspor.
  
• IT-Sikkerhed og Sikkerhedskopiering: Digitale bogføringssystemer skal opfylde anerkendte IT-sikkerhedsstandarder, herunder bruger- og adgangsstyring, for at beskytte data mod uautoriseret adgang. Der skal tages en fuld sikkerhedskopi af alle digitale transaktioner og bilag mindst ugentligt, medmindre der ikke er foretaget nye posteringer. Disse sikkerhedskopier skal opbevares hos en uafhængig tredjepart i et EU/EØS-land i fem år fra udgangen af regnskabsåret. Data skal kunne gendannes i et læsbart, maskinlæsbart format for myndighederne.
  
• E-faktureringsstandarder (OIOUBL, Peppol BIS): Systemerne skal understøtte automatisk afsendelse og modtagelse af e-fakturaer og kreditnotaer i OIOUBL- og Peppol BIS-formater, herunder afsendelse af applikations-/meddelelsesniveau-svar ved modtagelse. E-fakturaer defineres som strukturerede elektroniske formater, ikke blot PDF’er eller e-mails.
  
• Bankafstemning og Datadeling: Systemerne skal understøtte afstemning af bogføringen med virksomhedens bankkonto og tydeligt fremhæve differencer. Desuden skal de kunne eksportere data i et standardfilformat som SAF-T (XML) til brug for myndighederne.

Detaljerede krav og myndighedernes fokus.

De detaljerede krav til transaktionsregistrering, såsom fortløbende nummerering, brugeridentifikation, uforanderlige poster og logning af ændringer, vidner om et grundlæggende skifte mod et iboende revisionsvenligt digitalt spor. Dette handler ikke kun om digital opbevaring, men om at sikre integriteten og sporbarheden af enhver finansiel bevægelse.

Myndighedernes fokus på at forhindre ændringer og kræve nye posteringer for rettelser understreger betydningen af dataimmutabilitet, som er en hjørnesten i robust revision. Virksomheder skal derfor vælge eller udvikle systemer, der er designet med revisionsmulighed for øje fra starten. Dette reducerer byrden ved manuelle revisioner og hjælper med at forhindre svindel, men det betyder også, at enhver afvigelse fra korrekt digital registrering vil være umiddelbart synlig og genstand for granskning. Selve systemet bliver en nøglekomponent i den interne kontrol, og dets overholdelse af disse tekniske standarder er en direkte juridisk forpligtelse.

2.2 Bilag og Regnskabsmateriale: Indhold, Digital Opbevaring og Opbevaringspligt

Bilag udgør fundamentet for enhver bogføring og er den primære dokumentation for virksomhedens indtægter og omkostninger. Den nye Bogføringslov stiller skærpede krav til bilagenes indhold, opbevaring og integritet.

• Definition af Bilag: Et bilag defineres som enhver dokumentation, der understøtter en transaktion i bogføringen. Dette omfatter både eksterne dokumenter (f.eks. leverandørfakturaer) og interne dokumenter (f.eks. automatisk genererede noter).
  
• Obligatorisk Digital Opbevaring: Fra den 1. juli 2024 er det et lovkrav, at alle købs- og salgsbilag, specifikt salgsfakturaer og kreditnotaer, skal opbevares digitalt i deres originale digitale form for at sikre deres integritet. Dette er en afgørende ændring fra tidligere praksis, hvor fysiske kopier ofte var tilstrækkelige.
  
• Krav til Bilagets Indhold for Digital Opbevaring: For at en købs- eller salgsfaktura er omfattet af den obligatoriske digitale opbevaringspligt, skal den indeholde følgende oplysninger: udstedelsesdato, leverancens art, beløb, navn/adresse/CVR- eller SE-nummer på både køber og sælger, momsbeløbet samt betalingsoplysninger. Hvis et bilag mangler en af disse oplysninger, er det ikke omfattet af kravet om digital opbevaring.
  
• Opbevaringsperiode: Alt regnskabsmateriale skal opbevares på betryggende vis i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Dette gælder uanset format (elektronisk eller papir).
  
• Undtagelser: Kassestrimler fra salgsregistreringssystemer er undtaget fra kravet om digital opbevaring, hvis der oprettes et sammentællingsbilag. Ikke-digitale bilag fra udlandet, f.eks. papirfakturaer modtaget fysisk, er også undtaget.

Digitale fakturaer og PDF’er?

Kravet om at opbevare salgs- og købsfakturaer i deres “originale digitale form” er en subtil, men dybtgående ændring. Det betyder, at en scannet PDF af en papirfaktura muligvis ikke er tilstrækkelig, hvis originalen var digital (f.eks. en e-faktura). Dette adskiller sig fra blot at digitalisere papirdokumenter. Dette krav, kombineret med mandatet for digitale bogføringssystemer til at understøtte OIOUBL- og Peppol BIS e-faktureringsformater, skaber en stærk synergi. Den originale digitale form er selve den strukturerede e-faktura, ikke en visuel repræsentation heraf.

Virksomheder skal derfor evaluere hele deres fakturerings- og indkøbsarbejdsgang. Hvis de modtager e-fakturaer, skal de sikre, at disse opbevares som sådanne og ikke konverteres til mindre strukturerede formater som PDF’er. Dette tilskynder virksomheder til fuld adoption af e-fakturering og integration med systemer, der kan håndtere disse formater, hvilket er i tråd med lovens bredere digitaliseringsmål. Formålet er at eliminere potentiel manipulation eller tab af datafidelitet, der kan opstå ved formatkonverteringer, og derved sikre en højere grad af dataintegritet til revisionsformål.

2.3 Obligatoriske Procedurer for Transaktioner og Regnskabsmateriale: Sikring af Intern Kontrol

For at sikre overholdelse af den nye Bogføringslov skal omfattede virksomheder etablere skriftlige procedurer for håndtering af transaktioner og regnskabsmateriale. Disse procedurer er afgørende for at demonstrere intern kontrol og ansvarlighed.

• Krav til Skriftlige Procedurer: Virksomheder, der er regnskabspligtige i henhold til årsregnskabsloven, eller som har en nettoomsætning på over 300.000 DKK i to på hinanden følgende regnskabsår, skal udarbejde en beskrivelse af deres bogføringsprocedurer.
  
• Indhold af Procedurer: Procedurerne skal detaljeret beskrive:
  –Hvordan alle virksomhedens transaktioner løbende registreres, herunder hvilke transaktioner der registreres, hvor ofte og hvordan afstemninger foretages.
  -Hvordan regnskabsmateriale opbevares på betryggende vis, herunder procedurer for kontinuerlig digital sikkerhedskopiering.
  -Hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de nævnte procedurer.
  –Procedurerne skal også sikre sporbarhed og overblik, så enhver kan følge, hvordan registreringer foretages, og hvordan materialet opbevares sikkert.
  
• Implementeringsfrist: For virksomheder med kalenderåret som regnskabsår skulle disse procedurer have været på plads senest den 1. januar 2023.
  
• Opbevaring, Ikke Indsendelse: Procedurerne skal ikke indsendes til myndighederne, men skal opbevares og kunne fremvises ved anmodning. De skal opdateres, hvis bogføringsprocedurerne ændres.

Processen at bogføre korrekt

Kravet om skriftlige procedurer, der detaljeret beskriver hvordan transaktioner registreres, hvordan materialet opbevares, og hvem der er ansvarlig, formaliserer den interne kontrol juridisk. Dette skridt går ud over blot at bogføre korrekt; det handler om at dokumentere selve processen for korrekt bogføring.

Myndighedernes mulighed for risikobaseret kontrol antyder, at disse procedurer vil være et centralt fokuspunkt under revisioner, idet de fungerer som en køreplan for evaluering af compliance. Virksomheder skal derfor afsætte tid til at kortlægge deres interne finansielle arbejdsgange og formalisere dem i skriftlige procedurer. Dette er ikke blot en bureaukratisk byrde; det tvinger en kritisk gennemgang af eksisterende processer, identificerer svagheder og tildeler klart ansvar.

Det fungerer som en forebyggende foranstaltning mod fejl og et grundlæggende element for at demonstrere compliance under revisioner, hvilket effektivt flytter bevisbyrden for korrekt intern kontrol til virksomheden selv.

2.4 Vigtigheden af Løbende Afstemning og Revisionsspor

Den nye Bogføringslov understreger betydningen af løbende og rettidige afstemninger som en integreret del af den daglige bogføring. Dette er et skifte fra en praksis, hvor afstemninger ofte blev udskudt til årsafslutningen.

• Krav til Afstemninger: Virksomheder skal foretage de nødvendige afstemninger for at sikre et opdateret grundlag for lovpligtige indberetninger af skatter, moms, afgifter og årsrapporter. Disse afstemninger skal foretages senest ved udløbet af fristerne for de lovpligtige indberetninger.
  
• Kontinuerlig Proces: Det er ikke længere tilstrækkeligt kun at udarbejde afstemninger i forbindelse med årsafslutningen, især for momsregistrerede virksomheder. Bankkonti skal afstemmes, og debitorer/kreditorer skal opgøres løbende.
  
• Formål: Formålet med dette krav er at sikre, at bogholderiet er ajourført forud for indberetninger, hvilket bidrager til at forhindre fejl og svindel.

Kravet om løbende, rettidige afstemninger, og ikke kun årlige afstemninger, er direkte knyttet til det bredere mål om at forebygge fejl og svindel. Det signalerer, at myndighederne forventer, at virksomheder opretholder en næsten realtidsforståelse af deres finansielle position og compliance-status. Dette er et skifte fra periodiske compliance-kontroller til kontinuerlig overvågning, drevet af mulighederne i digitale systemer.

Virksomheder skal derfor implementere systemer og rutiner, der understøtter hyppig afstemning. Dette kan indebære brug af regnskabssoftware med automatiske bankafstemningsfunktioner eller dedikation af flere interne ressourcer til kontinuerlig finansiel overvågning. Manglende overholdelse af dette krav risikerer ikke kun sanktioner, men underminerer også virksomhedens evne til at træffe informerede og rettidige finansielle beslutninger, da forældede finansielle data kan føre til dårlige strategiske valg.

Læs også om Drinksaver – Red Dot Award winner