Korrekt Bogføring og overholdelse af frister.
Effektiv bogføring og overholdelse af lovgivning er rygraden i en sund virksomhedsøkonomi og sikrer, at virksomheden kan dokumentere skatte- og momsforhold. Den Nye Bogføringslov: Digitalisering og Krav.
Den nye bogføringslov, der trådte i kraft 1. juli 2022, stiller krav om, at virksomheder skal bogføre digitalt. Dette gælder for regnskabsår, der starter 1. juli 2024 eller senere for årsregnskabspligtige virksomheder, og tidligst 1. januar 2026 for personligt ejede virksomheder med omsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende år.
Bogføringsloven er ikke en anbefaling, men et lovkrav…
Den nye bogføringslov er ikke blot en anbefaling, men et lovkrav for de fleste virksomheder, med specifikke tekniske krav (IT-sikkerhed, sikkerhedskopiering, e-fakturering). Dette indebærer en betydelig investering i passende software og interne processer. Den eksplicitte omtale af “væsentligt højere bøder” og potentiel “tvangsopløsning” for manglende overholdelse understreger alvoren. Dette er et fundamentalt skift fra manuelle processer og kræver proaktiv tilpasning.
- Digitale systemer skal opfylde anerkendte standarder for IT-sikkerhed (bruger- og adgangsstyring), sikre løbende og automatisk sikkerhedskopiering (mindst ugentligt, opbevaret hos en tredjepart i et EU/EØS-land i 5 år), understøtte e-faktura (OIOUBL og Peppol BIS) og muliggøre gendannelse af bogføringsdata i maskinlæsbart format. Alle transaktioner skal dokumenteres med bilag.
- Købs- og salgsfakturaer skal opbevares digitalt i deres originale digitale form i 5 år fra udgangen af regnskabsåret. Undtagelser gælder for kassestrimler og ikke-digitale bilag fra udlandet. Bilag skal indeholde specifikke oplysninger som udstedelsesdato, fortløbende nummer, sælgers/købers momsregistreringsnummer, navn, adresse, mængde/art af leverance, momsbeløb og -sats.
- Vægten på digital opbevaring af originale bilag i 5 år og kravet om, at systemer skal spore ændringer, fremhæver vigtigheden af at opretholde et uforanderligt revisionsspor. Nægtet fradragsret på grund af utilstrækkelig dokumentation er en direkte konsekvens af manglende overholdelse her. Dette betyder, at iværksættere ikke kun skal forstå hvad de skal gemme, men hvordan de skal gemme det digitalt.
- Virksomheder med en vis størrelse (regnskabspligtige eller nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende år) skal udarbejde og opdatere en skriftlig beskrivelse af deres procedurer for bogføring og sikker opbevaring af regnskabsmateriale.
Disse procedurer skal sikre løbende registrering af transaktioner og betryggende opbevaring. Den nye lov mandater skriftlige procedurer for bogføring og materialeopbevaring, herunder identifikation af ansvarligt personale. Dette går ud over blot at udføre bogføringen korrekt til at dokumentere, hvordan den udføres. Dette er et skift mod at styrke interne kontroller og ansvarlighed, især for større virksomheder, og indebærer, at selv små virksomheder bør overveje at formalisere deres processer.
Fradrag for Driftsomkostninger og Afskrivninger
Virksomheden kan fratrække udgifter, der er anvendt til at erhverve, sikre og vedligeholde indkomsten (driftsomkostninger). Udgiften skal vedrøre driften af virksomheden selv (“rette omkostningsbærer”). Dokumentation for udgiften og dens erhvervsmæssige karakter er afgørende. Private udgifter kan ikke fratrækkes. Kerneprincippet er, at en udgift skal være afholdt for at “erhverve, sikre og vedligeholde indkomsten”. Dette betyder, at hvert fradrag, der gøres gældende, skal have et klart forretningsformål, der adskiller det fra private udgifter.
Princippet om “rette omkostningsbærer” forstærker yderligere, at kun udgifter relateret til egen virksomhed er fradragsberettigede. Dette kræver, at iværksættere kritisk evaluerer hver enkelt udgift. Udover de allerede nævnte i momsafsnittet, kan der også fratrækkes løn til ansatte, omkostninger ved markedsføring, finansieringsudgifter og udgifter til rådgivere.
Etableringsudgifter og driftsmidler.
Etableringsudgifter afholdt op til seks måneder før virksomhedens opstart kan også fratrækkes. Den omfattende liste over fradragsberettigede driftsomkostninger dækker de fleste daglige forretningsomkostninger. Afgørende er, at udgifter afholdt op til seks måneder før opstart også kan være fradragsberettigede. Dette er en værdifuld information for nye iværksættere, da det giver dem mulighed for at reducere deres oprindelige skattebyrde ved at gøre krav på omkostninger fra planlægningsfasen.
Større driftsmidler (maskiner, inventar) med en levetid over ét år skal afskrives. Den maksimale årlige afskrivningssats er 25% efter saldometoden. Småanskaffelser (under 34.400 kr. i 2025) kan straks- fradrages.
Bygninger anskaffet 1. januar 2023 eller senere afskrives med op til 3% årligt, mens ældre bygninger afskrives med 4%.
Goodwill kan afskrives med op til 1/7 årligt over 7 år.
Der er særlige regler for forhøjet afskrivningsgrundlag (108%) for fabriksnye, grønne driftsmidler anskaffet i 2025-2026.
I modsætning til øjeblikkelige fradrag reducerer afskrivninger systematisk den skattepligtige indkomst over et aktivs levetid. Dette er afgørende for kapitalkrævende virksomheder, da det sikrer en konsekvent reduktion i skatteforpligtelsen. Forskellen mellem øjeblikkeligt fradrag for “småanskaffelser” og afskrivning for større aktiver er afgørende for likviditetsplanlægning.
Bæredygtige investeringer – hvordan?
Den nye 108% afskrivningsregel for grønne aktiver signalerer et skatteincitament for bæredygtige investeringer. Undgå typiske fejl og faldgruber, Skattestyrelsen vurderer, om aktiviteten er erhvervsmæssig. De lægger vægt på, om hovedformålet er at tjene penge, om virksomheden giver et overskud, der kan forrente investeret kapital, og om driften er professionel og lever op til branchestandard. Hvis aktiviteten anses for en hobby, kan den ikke momsregistreres og kan ikke fratrække underskud. Dette er måske den mest fundamentale “fælde” for nye iværksættere. Hvis Skattestyrelsen anser en aktivitet for en hobby, nægtes alle momsregistreringsrettigheder og muligheden for at fratrække tab. Dette betyder, at den oprindelige intention og professionelle adfærd er afgørende, selvom virksomheden ikke umiddelbart er rentabel.
Det er en central “gatekeeper” beslutning fra skattemyndighederne. Manglende overholdelse af moms- og skattefrister fører automatisk til bøder, renter og foreløbige fastsættelser (FF’er).
Det er vigtigt at have en kalender eller et system til at holde styr på alle frister. Den konsekvente besked på tværs af kilder er, at manglende overholdelse af frister resulterer i automatiske og eskalerende sanktioner (bøder, renter, foreløbige fastsættelser). Dette understreger behovet for et robust system til at spore frister, uanset om det er manuelt eller automatiseret. Det er en direkte finansiel risiko.
Undgå fejl ligesom de andre gør!
Over halvdelen af danske virksomheder begår fejl ved angivelse af skatte- og momsoplysninger. Fejl kan være simple (uagtsomme misforståelser) eller grove (grov uagtsomhed/forsæt). Skattestyrelsen foretager løbende kontroller, især af nystartede virksomheder, og finder fejl i en stor del af tilfældene. Statistikken, der viser, at “mere end halvdelen af virksomheder begår fejl” i skatte- og momsindberetningen, er en skarp advarsel. Dette fremhæver, at kompleksitet fører til udbredt manglende overholdelse, selvom det er utilsigtet.
At forstå forskellen mellem “simple” og “grove” fejl er vigtigt, men den overordnede implikation er, at proaktive foranstaltninger (f.eks. brug af certificeret regnskabssoftware, professionel rådgivning) er afgørende for at reducere denne høje fejlrate. Det er en god praksis at adskille virksomhedens økonomi fra den private økonomi, selv i en enkeltmandsvirksomhed.
Det anbefales at overveje at bruge et regnskabsprogram, der automatisk holder styr på moms og bogføring. For mange vil det være en fordel at søge professionel rådgivning fra en revisor eller bogholder, især ved valg af virksomhedsform, komplekse skatteordninger som VSO/KAO, og for at sikre korrekt bogføring og overholdelse af frister. Det gentagne råd om at adskille privat- og virksomhedsfinanser er en grundlæggende bedste praksis, især for enkeltmandsvirksomheder, hvor den juridiske adskillelse er udvisket. Sammen med anbefalingen om professionel assistance (revisor/bogholder) udgør dette en stærk anbefaling for proaktiv finansiel styring. Regnskabssoftware præsenteres som et værktøj til at hjælpe med dette, især med nye digitale krav.
Konklusion
At starte en virksomhed er en spændende rejse, men succes afhænger i høj grad af en solid forståelse og korrekt håndtering af skat og moms. De tre vigtigste områder at være opmærksom på er:
Valg af Virksomhedsform:
Virksomhedsformen definerer hæftelse og skattemæssige rammer. Vælg med omhu, og overvej de specifikke fordele og ulemper ved enkeltmandsvirksomhed (med eller uden VSO/KAO), ApS og I/S, især i forhold til personlig hæftelse, kapitalkrav og beskatning af overskud og underskud. Det er afgørende at erkende, at valget ikke er statisk, og at en fremtidig omdannelse kan være en strategisk fordel, når virksomheden udvikler sig.
Momsforpligtelser og Fradragsmuligheder:
Forstå hvornår momsregistrering er påkrævet (den kritiske 50.000 kr. grænse og tilbagevirkende kraft), og overvej fordelene ved frivillig momsregistrering, især i B2B-sammenhænge. Vær opmærksom på momsfrie ydelser og den dermed forbundne lønsumsafgift, som kan skifte skattebyrden. Udnyt momsfradragsmulighederne fuldt ud, men vær opmærksom på de specifikke og ofte nuancerede regler for forskellige udgifter, herunder delvist fradrag, og den nye lempelse for købsmoms fra 2025, som letter den administrative byrde.
Korrekt Bogføring og Overholdelse af Frister:
Den nye bogføringslov stiller skærpede krav til digital bogføring og opbevaring af bilag, hvilket kræver investering i godkendte systemer og etablering af interne procedurer. Manglende overholdelse af frister for momsindberetning (inklusive nulindberetninger) og skattebetaling medfører automatiske og stigende sanktioner.
Virksomheder bør proaktivt etablere robuste systemer for at undgå fejl og søge professionel rådgivning for at navigere i kompleksiteten og sikre compliance. At adskille virksomhedens økonomi fra den private er en fundamental bedste praksis for finansiel sundhed. Ved at fokusere på disse tre centrale områder kan nye virksomheder etablere et solidt fundament for finansiel succes og compliance i det danske erhvervsklima.
Besøg RMINDR her!
